Oö. Landesrechnungshof

Allgemeines

Investitionsvorhaben oder andere Projekte sollten bei Vorliegen bestimmter Rahmenbedingungen mithilfe einer Projektorganisation abgewickelt werden. Als Projekte werden meist komplexe, organisationsübergreifende, mehrjährige und/oder kostenintensivere Vorhaben qualifiziert. Dabei sollten die landesintern oder die nach der Betriebswirtschaftslehre geltenden Regeln und Instrumente eines modernen Projektmanagements angewandt werden.

Die Basis für ein gutes Projektmanagement wird mit einem vom Auftraggeber und von der Projektleitung unterfertigten, detaillierten Projektauftrag gelegt. Für den Projektauftrag, der bei komplexen Projekten auch für Projektphasen erteilt werden kann, gilt Folgendes:

  • Formulierung von Projektzielen, die auch wirkungsorientiert sind, für alle Projektbeteiligten gelten und von diesen im gleichen Sinn verstanden werden (Zielklarheit auf allen Ebenen)

  • Festlegung von Indikatoren/Kriterien und realistischen Zielwerten, mit denen die Zielerreichung bzw. der Projekterfolg, die Wirkungen, die Effizienz und Nachhaltigkeit festgestellt werden können (Projektevaluierung)

  • Angabe des Start- und Endtermins
  • Grobe Projektbeschreibung (Ablauf in Projektphasen, Hauptaufgaben, Meilensteinen etc.)
  • Darstellung der vorgesehenen Projektaufbauorganisation und der Schnittstellen mit anderen Organisationen oder Organisationseinheiten
  • Festlegung der Gesamtprojektkosten als Projektbudget, das auch mehrjährig sein kann, sich sowohl auf Investitionsvorhaben als auch auf einen operativen Betrieb beziehen kann und sämtliche Ressourcen (finanzielle, personelle, sachliche) berücksichtigen sollte
  • Angaben zu erwarteten Projekteinnahmen (Wirtschaftlichkeit)
  • Strukturierte Beurteilung der Projektrisiken
  • Informationen zum Projektcontrolling, zu Vorgangsweisen bei z. B. Projektänderung und zur Projektabrechnung (Projektrealisierung)
  • Definition des Reportings hinsichtlich des Umfanges, Inhalts sowie der Art und Weise (Projektdokumentation, Evaluierung, Abschlussbericht)

Nach Abschluss der Initiierungsphase mit Unterfertigung des Projektauftrages soll in der anschließenden Planungsphase ein detaillierter Projektplan erstellt werden, der verschiedene Detailpläne enthält (z. B. Termin- und Meilensteinplanung). Dabei sollte gerade bei öffentlichkeitswirksamen Projekten auch ein Kommunikationsplan entwickelt werden, mit dem eine sorgfältige inhaltliche Gestaltung der begleitenden Informationsarbeit sichergestellt wird.

Das Projektcontrolling ist eine Kernaufgabe der Projektleitung während der Projektrealisierung. Das Controlling eines Projekts besteht im Wesentlichen darin, die Ist-Daten mit den Soll-Daten zu vergleichen, Abweichungen zu untersuchen und mit geeigneten Maßnahmen und Steuerungsinstrumenten die Zielerreichung anzustreben.

Die Evaluierung soll insbesondere den Projekterfolg messen. Sie sollte u. a. beantworten, ob das Projekt „on scope – on budget – on time“ durchgeführt wurde, sprich, ob die inhaltlichen Leistungsziele, die Kostenziele und die Terminziele eingehalten wurden. Der Projektabschlussbericht sollte in komprimierter Form die Ergebnisse der Evaluierung beinhalten und bis auf vertrauliche Informationen anderen Personen und Dienststellen zugänglich sein (aktives Wissensmanagement, lessons learned).

Grundsätzlich sollten Projekte nach Leistbarkeit priorisiert werden.

Wenn strategische und somit langfristige Entscheidungen getroffen werden, sollte möglichst frühzeitig ein Gesamtprojekt aufgesetzt werden.