Kommunikations- und Informationstechnologie
Im Bereich der Kommunikations- und Informationstechnologie stellen Medienbrüche Fehlerquellen dar, vor allem dann, wenn es für eine Weiterbearbeitung der Daten zu erneuter händischer Datenerfassung kommt. Hinzu kommt die zeitliche Verzögerung im Arbeitsprozess. Daher sollten Datenweiterleitungen automatisch mithilfe von Schnittstellenlösungen erfolgen. Solange keine durchgängige IT-Unterstützung bei der Abwicklung gegeben ist, sollten zur Minimierung der Risiken prozessintegrierte Kontrollmaßnahmen eingeführt werden (z. B. stichprobenartige Kontrollen sowohl vor als auch nach Erledigung).
- IP Erhaltungsmanagement Landesstraßen (Pkt. 20/2015)
- IP E-Government - Strategie der oö. Landesverwaltung (Pkt. 2, 6, 7, 21/2019)
- IP Ausnahmen vom Wochenend- und Nachtfahrverbot (Pkt. 14/2020)
Wichtige Daten sollten digital erfasst und gesichert aufbewahrt werden.
Das Land OÖ bietet Informationen über Baustellen und Umleitungsstrecken in einem Format an, das eine Datenweiterverarbeitung ermöglicht. Ein solches Angebot sollte – als Open Government Data – auch betreffend die Fahrverbote für Lastkraftfahrzeuge verfügbar sein.
Bei der elektronischen Antragstellung sollten ein dynamischer Formularaufbau, Plausibilitätskontrollen und Prüfroutinen implementiert werden. Weiters sollte überlegt werden, freie Eingabefelder durch externe Systeme wie Routenplaner zu ergänzen oder durch vorgegebene Auswahlmöglichkeiten abzulösen. Für das Verwaltungsverfahren nicht notwendige Angaben sollten jedenfalls entfallen.
Im elektronischen Akt sollten verfahrensrelevante Sachverhalte (z.B. telefonische Mitteilungen des Antragstellers) vermerkt werden, da dies insbesondere Beweiszwecken dient und generell die Nachvollziehbarkeit des Verfahrensablaufs verbessert.
E-Government-Anwendungen sollten durch regelmäßige Upgrades und Portalzugänge rechtlich und technisch (z.B. Login-Art mittels Bürgerkarte, Handy-Signatur oder e-ID) immer am aktuellen Stand gehalten werden. Bei E-Government-Anwendungen sollten immer auch Prüfer-Rollen vorgesehen werden.
Es sollte geklärt sein, ob eine „gemeinsame Verantwortlichkeit“ iSd Datenschutz-Grundverordnung bei bundesländerübergreifenden E-Government-Anwendungen bzw. -Portalen vorliegt. Um den datenschutzrechtlichen Erfordernissen zu genügen, sollte in der E-Government-Anwendung eine technische Lösung zur Löschung – gegebenenfalls der Archivierung – der Daten sowie allenfalls eine Protokollierung der Datenveränderungen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus vorgesehen werden.